> Техника, страница 51 > Карточная система
Карточная система
Карточная система. Под К. с. регистрации и учета в практике понимается обычно регистрация или описание предметов, лиц и различных фактов на нескреплен-ных между собой таблицах-карточках.
Прообразом карточки следует считать глиняные таблицы вавилонян, бронзовые и деревянные навощенные дощечки древних греков и римлян, применявших эти дощечки для целей учета и контроля. Навощенные деревянные дощечки употреблялись на некоторых существовавших с древних времен промыслах (солеварни в Галле) до 18 в В конце 18 в аббат Розье предложил вести на карточках библиотечные каталоги. Позднее другие авторы рекомендовали применение карточек в разных областях управления: например, в 1839 году Кине предложил применять К. с. в счетоводстве. Основоположником карточки новой формы был американец Ф. Макей, взявший на нее патент в Германии в 1899 году. Карточки в виду присущих им удобств постепенно внедрялись в практику администрирования и учета. В начале 20 в карточки получили широкое распространение в деловой жизни предприятий всех стран.
Наиболее употребительны карточки двух родов: разделительные (указатели) и регистрационные. Обычно картотека, как совокупность однородных карточек, имеет карточки обоих указанных видов: необходимые записи производятся на карточках регистрационных, а карточки-указатели разделяют картотеку на ряд необходимых разделов. Типичным представителем картотеки с преобладанием карточек-указателей является ящик или картотека сроков. Картотека сроков представляет собою небольшой ящик, в к-ром помещены лишь карточки-разделители с обозначением на особых выступах чисел месяца от 1 до 31 и названиями месяцев— январь, февраль и т. д. Иногда открывают специальное отделение с названиями дней недели. На всех указанных карточках записей не делается: они служат для образования отделений, в которые откладываются регистрационные карточки, справки илиделовые письма. Каждая регистрационная карточка или справка поступает в то или другое отделение в зависимости отсрока,вк-рый следует иметь наблюдение за записанным в ней явлением. В необходимые сроки или по мере надобности просмотром соответствующего отделения легко определяются назначенные к исполнению на данный срок дела. Наблюдение за одним и тем же явлением посредством подобного устройства получило название системы преследования. В условиях частнохозяйственной конкуренции, где немаловажную роль в сбыте имеет реклама, систематич. преследование покупателя предложениями и напоминаниями о них посредством указанной системы оказалось весьма удобным. Не менее удобна подобная система для всех лиц. имеющих надобность всегда знать, в какое время и что нужно сделать, кому и о чем напомнить, о чем распорядиться. Примерно такое же устройство с расположением карточек-указателей по другим различным признакам можно организовать для постоянной систематизации того или другого материала.
Карточки регистрационные употребляются для различных целей технического, оперативного и бухгалтерского учета. По содержанию, к-рое предположено вносить в карточки, они разделяются на сложные (групповые) и простые или индивидуальные, регистрирующие лишь одно явление или один предмет. Наибольшей гибкостью при систематизации обладает последняя карточка, но первая компактнее и удобнее в некоторых других отношениях.
По форме карточки бывают пустографки и карточки типизированные. Пустографки предназначаются для записи в них операций различных типов, предусмотреть детали которых не представляется возможным или необходимым. Типизированные карточки, наоборот, предназначаются исключительно для регистрации повторяющихся явлений вполне определенных типов (например учет простоев из-за остановки машин, из-за ремонта, вследствие недостачи материалов). Последние карточки разрабатываются т. о., что все элементы учета, которые м. б. предусмотрены, заранее печатаются на карточке; поэтому записи в типизированную карточку состоят из крайне несложных отметок, характерных лишь для одного явления, и сокращаются до минимума.
Опытом многих лиц найдено, что общие всем карточкам элементы следует располагать всегда в определенном месте: название карточки в правом нижнем углу, наименования предприятий в нижнем левом углу. Нельзя помещать эти данные вверху карточки; здесь следует помещать более важные в справочном отношении данные. Считается одинаково неудобным строить карточки очень малого и очень большого размеров. В настоящее время обязательно соблюдение след.установленных стандартов: 74 х 105 миллиметров, 105x148 миллиметров, 148x210 миллиметров и 210x297 миллиметров. Применительно к указанным размерам выработаны и распространяются образцы стандартной мебели: картотеки, столы с выдвижными картотеками и шкафы. Картотечные ящики иногда имеют специальные устройства—круглые или плоские стержни, к-рыми скрепляются карточки. В этом случае карточки можно изъять из картотеки, открыв указанное скрепление. Карточки одной и той же группы зашифровываются буквенными, цифровыми или смешанными символами. Карточки располагаются в ящиках по различным признакам. Наиболее употребительны: 1) алфавитное, 2) географическое,
3) нумерационное, порядковое, 4) децимальное и 5) смешанное расположение карточек. Карточки могут иметь цветовые отличия, которые осуществляются или печатанием карточек на картоне разных цветов или же посредством наложения цветных полос лишь по верху карточек. Каждый раздел картотеки разделяется карточкой-указателем или специальными приспособлениями, так называемыми индикаторами.
Индикаторы (рейтеры, наездники) — металлические фигуры, надеваемые на верхний край карточки. На них пишется шифр того или другого раздела. Индикаторы самых малых размеров употребляются для разного рода отметок. Для деления отделов на более мелкие группы применяются средние индикаторы или выступы, или же вырезы на карточках. Иногда применяются одновременно и вырезы и выступы, причем насчитывается несколько способов употребления выступов и вырезов. Все указанные приспособления имеют целью быстро определять, находятся ли карточки на своих местах и быстро отыскивать необходимую карточку среди других. Когда карточку берут из картотеки надолго, на ее место ставят карточку, бросающуюся в глаза специальным выступом и цветом. Это—карточка-заместитель.
Практик, применение карточек особенно расширилось в военные и послевоенные годы, когда в целом ряде государств специальными актами было разрешено употреблять карточки даже в тех областях хозяйственного управления, где записи имеют юридически силу доказательств. В СССР введение карточек в практику торгово-промышленных предприятий (не ниже определенных разрядов) разрешено постановлением Совма СССР от 9 ноября 1926 г.; при этом введение карточного учета обусловлено обязательным сохранением книг кассовой, балансовой, книги регистрации месячных остатков по каждому лицевому счету расчетных счетов. Кроме этих книг, обязательной книгой является реестр, по к-рому получает свой номер каждая регистрационная карточка. Реестр содержит графы для расписок в получении карточек должностными лицами для их ведения и хранения. Законодательство в данном случае предусматривает как обязательные для ведения лишь синтетич. и контрольного значения книги. В отношении же всего аналитик, учета законодательство предоставляет полную возможность осуществлять карточные системы. Т. о., идя навстречу требованиям жизни, законодательство расширило область применения карточек и официально повлияло на взгляды нек-рых лиц, не желавших видеть явных преимуществ карточки перед переплетенной книгой. Преимущества карточки перед книгой, по определению С.В.Мнюха, состоят в следующем: кар-т очка а) облегчает разделение труда; б) облегчает классификацию материала; в) позволяет уменьшить до минимума переписывание; г) устраняет возможность ошибки при переписке; д) облегчает отыскание нужного· счета; е) позволяет заменить писание от руки работой на пишущей машинке; ж) позволяет отделять живые счета от мертвых, мешающих работе; з) собирает в одном месте счет, разбросанный в разных местах по книге или книгам; и) дает возможность пользоваться текстом записи, отпечатанным в типографии;
к) занимает меньше места, легче и подвижнее, чем книга; л) приносит экономию сил, времени и затрат. С другой стороны, к н и г а. а) не дает такой легкой возможности злоупотребления, как карточка; б) не так легко теряется; в) обладает большей прочностью· и сохранностью, чем карточка, подвержен-ная более быстрому изнашиванию и загрязнению; г) способствует более легкой обозримости хозяйства в целом.
Современные конструкции стремятся ослабить отрицательные стороны карточек и развить в еще большей степени их положитель-ные свойства. Так, более совершенные К.с. уже не довольствуются краткой записью в типизированную карточку, а стремятся посредством копирования осуществлять запись одновременно с первой и на другие бланки (немецкая контролир. бухгалтерия и др.). Мало того, в нек-рых случаях карточки изготовляются из обыкновенной писчей бумаги что, конечно, удешевляет всю К. с. Подобные мягкие карточки употребляются в копировальных К. с. (тейлорикс, дефинитив, в СССР—копиручет). Картотека в этом случае почти не отличается от картотеки из твердых карточек; разница лишь в том, что в картотеке из мягких карточек имеются упорные алюминиевые пластинки и что карточки-разделители здесь обязательны через каждые 10—20 мягких карточек.
Благодаря тому, что в картотеке всегда хранятся лишь действующие карточки, а все мертвые изъяты, уже достигается нек-рое удобство по сравнению с книгой, содержащей в себе н мертвые счета и целый ряд совершенно чистых страниц. Однако, многие из современных конструкций стремятся достичь и не меньших обозримости и удобств в подсчетах, чем это осуществлено в книгах. Такие системы носят название наглядных. В них карточки располагаются так. обр., что всегда на виду остается низ карточки (Визиблеке, Кардекс и т. д.) или верх карточки (Фарп), или же одна из сторон карточки (Рототека). На узкой, остающейся всегда на виду полосе карточки сосредоточены наиболее важные в справочном отношении данные и необходимые для подсчетов цифры.
Другие конструкции стремятся механизировать отыскание и выем нужной карточки.
Уже известны картотеки, из которых при нажиме соответствующего рычага выскакивает необходимая карточка. Чрезвычайная подвижность карточки дала возможность механизировать одну из самых ответственных работ статистики и бухгалтерии: систематизация по тем или другим признакам м. б. произведена механически. Эта мысль в простейшем ее виде осуществлена в картотеках типа ЦИТ-Припутень. Здесь карточки имеют по сторонам несколько отверстий. Каждому отверстью придано определенное значение. до 21 000 карточек в час, рассортировывает их на необходимые группы. Каждая из групп карточек затем подсчитывается особой машиной—табулятором. Табулятор автоматически же выставляет итоги в ежедневных оборотных ведомостях.
Т. о., наличие различных систем от простых до более сложных, представляющих собою последнее слово техники, позволяет сделать необходимый выбор для ведения учета и контроля на карточках. В современных предприятиях К. с. получают все большее
| 0 0 | 0 | 0 | О | 0 | 0 0 | 0 | 0 0 0 0 |
оооо®оооо®ооос@©о@о |
0 | ® | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | ® | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | |||||
| 1 1 | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 1 | 1 | 111® | 1 ® 1 1 1 | 1 1 1 1 1 © © 1 1 1 | 1 | Ф | 1 | ® | 1 | 1 | © | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 |
| 2 2 | 2 | 2 | 2 | 2 | 2 2 | 2 | 2 © 2 2 | 2 2 2 2 2 | 2220222222 | 2 | 2 | 2 | 2 | а | 2 | 2 | 2 | 2 | • | 2 | 2 | 2 | 2 | 2 | 2 | 2 |
| 3 3 | 3 | 3 | 3 | 3 | 3 3 | 3 | 33*3 | 3 3 3 3 3 | 3333333333 | 3 | 3 | 3 | 3 | 3 | 3 | 3 | 3 | 3 | 3 | 3 | 3 | 3 | 3 | 3 | 3 | 3 |
| 4 4 | 4 | 4 | 4 | 4 | 4 4 | 4 | 4 4 4 4 | 4 4 4 4 4 | 4444444444 | 4 | 4 | 4 | 4 | 4 | 4 | 4 | 4 | 4 | 4 | 4 | 4 | 4 | 4 | 4 | 4 | 4 |
| 5 5 | 5 | 5 | 5 | 5 | 5 5 | 5 | 5 5 5 5 | 5 5 5 5 5 | 55555555*5 | 5 | 5 | 5 | 5 | 5 | 5 | 5 | 5 | 5 | 5 | 5 | 5 | 5 | 5 | 5 | 5 | 5 |
| 6 б | 6 | 6 | 6 | б | 6 6 | б | 6 6 6 6 | б б ф б б | б 6®б б 6 6 6 б б | в | 6 | б | 6 | 6 | 6 | 6 | 6 | 6 | 6 | б | б | в | 6 | 6 | б | б |
| 7 7 | 7 | 7 | 7 | 7 | 7 7 | 7 | 7 7 7 7 | © 7 7 7 7 | 7777777777 | 7 | 7 | 7 | 7 | 7 | 7 | 7 | 7 | 7 | 7 | 7 | 7 | 7 | 7 | 7 | 7 | 7 |
| 8 8 | 8 | 8 | 8 | 8 | 8 8 | 8 | 8 8 8 8 | 8 8 8 8 8 | 8 8 8 8 8 8 8 * 8 8 | 8 | 8 | 8 | 8 | 8 | 8 | 8 | 8 | 8 | 8 | 8 | 8 | 8 | 8 | 8 | 8 | 8 |
| 9 9 1 2 | 9
3 |
9
4 |
9
5 |
9
6 |
9 9
7 8 |
9 | 9 9 9 9
10 11 12 13 |
9 9 9 @ 9
14 15 16 17 18 |
©999999999
1Э 20 21 22 23 24 25 26 27 28 |
9
29 |
9
30 |
9
31 |
9
52 |
9
33 |
9
34 |
9 | 9
36 |
9
37 |
9
38 |
в
39 |
9
40 |
9
41 |
9
42 |
9
43 |
9
44 |
9
45 |
Фигура 1.
и большее применение: учет заказов, учет рабочей силы, учет брака, учет продукции, вся вообще бухгалтерия и регистратура переводятся на карточки. Всякая другая работа, до области техники умственного труда включительно, также рационализируется посредством применения карточек. Например, выписки на карточки при чтении книг с постепенной систематизацией материала делают труд читателя наиболее продуктивным. В последнее время в этом отношении появились интересные начинания: как за границей, так и в СССР издаются картотеки по технич. и юридич. вопросам, пополняемые впоследствии выпуском карточек, содержащих описания или изложения новых фактов по данному вопросу. Имеются даже периодич. издания на карточках. Каждый лист подобного издания посвящен одному вопросу. Читатель имеет возможность строить из листов журнала картотеки согласно шифру издателя или группировать листы журнала по собственной классификации.
Лит.: Ш о у А., Карточная система в счетоводстве и делопроизводстве, пер. с англ., М., 1925; Мыльников О. В., Карточная система учета, Л., 1926; Мануйлов М. А., Картотека торговца, М., 1926; В е и ц м а н Η. Р., Механизация счетной работы, М., 1925; Кипарисов В. Ι-Г., Совре менные формы счетоводства, М., 1929: «Механизация учета», М., 1929; «Система и организация», М.; «Техника управления», Μ. М. Марсов.